Raeuniones de organización interna de Ecotrakers

PROGRAMA ANUAL DE REUNIONES DE ECOTRACKERS

Antecedentes:

Ecotrackers ahora presenta una complejidad mayor. Esta complejidad se traduce en la necesidad de contar con más profesores de español, más lugares de hospedaje, más comunidades y más programas específicos. Como consecuencia de esto se hace necesario mantener reuniones regulares y llevar un diario de las mismas para poder dar contestación a las siguientes preguntas?

1.- ¿Con qué contamos este mes, en qué gastamos y cuánto necesitamos?

2.- ¿Qué están haciendo nuestros voluntarios, que han hecho y que van hacer los próximos

voluntarios?

3.- Quienes están estudiando español, quiénes estudiaron y quiénes enseñaron este mes, como

lo hicieron y con qué recursos cuentan para enseñar, cómo sabemos que aprenden ?

4.- ¿Dónde están alojados, cuánto están pagando, qué problemas tienen en el sitio donde viven?

¿Qué hacen o pueden hacer los voluntarios y estudiantes en su tiempo libre con el grupo, quienes están enfermos, quienes cumplen años o tienen algún problema personal en el que podemos dar una mano, quiénes se van o quiénes llegan?

5.- Cómo están las campañas de Ecotrackers como la campaña de AFACC y la Veedurías Ambientales y la presentación mensual del Centro de Información.

Para resolver estas preguntas se hace necesario tener reuniones, pero en la programación que hemos hecho de las reuniones encontramos una falta de continuidad. Esta falta de continuidad se debe a que tenemos eventualidades, alguien no está, no hay una convocatoria regular, no se hace la reunión si alguien de nosotros no está presente, no se lleva un diario o actas de estas reuniones.

Esto nos obliga a pensar en:

1.- Si vale la pena hacer las reuniones con los que estén y los que no puedan estar deben dejar un informe escrito para ser analizado Que el responsable del tema a ser analizado presente con anticipación su informe para discutirlo en la reunión de manera que la reunión no fracase porque la persona con la información necesaria no estuvo, que nos turnamos para dirigir la reunión de manera que todos estemos en capacidad de conducirla y si alguien falta otro la puede dirigir y se puede continuar a pesar de cualquier ausencia.

2.- Hacer una reunión por semana para analizar una de las áreas, lo que puede ser menos agotador y mas concreto pues lo que se hace es un balance y una planificación mensual de cada una de las áreas y en cual se puede invitar a participar a voluntarios, estudiantes, y otros colaboradores pero en temas varios de cada reunión se puede ver algún asunto que demande atención prioritaria.

3.- Es posible llevar actas y un diario de lo que se analiza con todos los documentos de respaldo a cargo de la secretaria de la fundación y un diario de Ecotrackers por Internet con los datos más interesantes pero menos comprometedores. El objetivo de este balance es que cualquiera de los miembros ausentes o no puedan informarse o recordar lo que se trató.

4.- Es necesario hacer gráficos para orientación rápida y de los lugares que tenemos y de los voluntarios que están allá y que les visitarán. De los profesores y los alumnos que disponen y que dispondrán con sus respectivas aulas, de las habitaciones o los apartamentos y su ocupación y de las acciones mensuales AFACC, la veeduría ambiental y el centro de información.

PROPOSICION:

Organizar el trabajo mensual así:

EN LA PRIMERA SERMANA se analiza la situación económica

LA SEGUNDA SEMANA se analiza el trabajo voluntario, la acomodación de los voluntarios en Quito y las comunidades, o el entrenamiento especial para algunos de ellos.

LA TERCERA SEMANA se analiza las clases de español y la acomodación de los estudiantes así como actividades complementarias que pueden hacer en el mes.

LA CUARTA SEMANA: se analiza el trabajo de AFACC, las Veedurías Ambientales y el Centro de Información.

Es probable que necesitemos voluntarios para que nos ayuden a hacer los gráficos y otros aspectos

Organizativos.